Ratgeber · Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was jetzt gilt
Inländische Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, im umsatzsteuerlichen B2B-Verkehr aber nicht selbst ausstellen. Regeln und Fristen mit BMF-Quellen.
Redaktionell recherchiertQuellen geprüft: 07.10.2026 · Rechtsstand: BMF-FAQ Stand März 2026 · BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Hinweis
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Regel im Einzelfall gilt, hängt von den konkreten Umständen ab.
Kurz gesagt
- Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – das gilt für inländische Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Selbst ausstellen musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnungen – für die hier behandelten umsatzsteuerlichen B2B-Umsätze. Deine Rechnungen dürfen dort immer „sonstige Rechnungen“ sein: auf Papier oder, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, zum Beispiel als PDF.
- Öffentliche Auftraggeber (B2G) können eigene Vorgaben haben, etwa nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Solche Vorgaben können die umsatzsteuerliche Wahlfreiheit faktisch einschränken; dieser Ratgeber behandelt sie nicht.
- Freiwillig darfst du E-Rechnungen ausstellen. An andere inländische Unternehmer geht das unter den übrigen Voraussetzungen auch ohne deren Zustimmung.
- Die Fristen 2026 und 2027 betreffen dein Ausstellen erst, wenn du nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
Belege: BMF-FAQ, Fragen 4, 4a, 8, 11 und 12 · § 34a UStDV · BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Dieser Ratgeber fasst die Rechtslage nach den unten genannten Primärquellen zusammen. Sonderfälle wie Rechnungen an Behörden, Vereine oder Kunden im Ausland behandelt er nicht vollständig.
Das Wichtigste im Überblick
| Thema | Was gilt | Beleg |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | Seit 1. Januar 2025 nötig für inländische Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. | BMF-FAQ, Fragen 8 und 12 |
| E-Rechnungen ausstellen | Umsatzsteuerlich keine Pflicht bei B2B-Umsätzen; eine sonstige Rechnung ist dort immer zulässig. Öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben haben. | § 34a Satz 4 UStDV; BMF-FAQ, Frage 4a |
| Rechnung als PDF | Zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Die Zustimmung ist formlos und auch stillschweigend möglich. | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22 |
| Freiwillige E-Rechnung | Möglich. An inländische Unternehmer unter den übrigen Voraussetzungen ohne deren Zustimmung. | Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE |
| Kleinbeträge und Fahrausweise | Kleinbeträge bis 250 Euro Gesamtbetrag im Anwendungsbereich des § 33 UStDV als sonstige Rechnung möglich, die dort genannten Ausnahmen bleiben unberührt. Fahrausweise immer als sonstige Rechnung möglich – für alle Unternehmer. | § 33 und § 34 UStDV |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | Ab dann gilt die E-Rechnungspflicht unter den übrigen Voraussetzungen, mit den allgemeinen Übergangsfristen. | BMF-FAQ, Fragen 4 und 11 |
Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF keine ist
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG).
Ein einfaches PDF erfüllt das nicht. Es gilt – genau wie eine Papierrechnung – als sonstige Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2).
Es gibt auch Mischformen: Bei ZUGFeRD enthält eine PDF-Datei zusätzlich einen strukturierten Datenteil. Weichen beide Teile voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend (BMF-FAQ, Frage 12a).
Empfangen: Das gilt schon seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen sieht das BMF dafür nicht vor – Kleinunternehmer sind ausdrücklich eingeschlossen (BMF-FAQ, Frage 12; Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
- Ein E-Mail-Postfach genügt. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (BMF-FAQ, Frage 8; Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
- Kein Anspruch auf Papier. Wer eine E-Rechnung technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht darauf, stattdessen eine sonstige Rechnung zu bekommen (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
- Keine Pflicht zur Weiterverarbeitung. Du musst eine E-Rechnung nicht automatisiert weiterverarbeiten – über das hinaus, was die Aufbewahrung ohnehin verlangt (BMF-FAQ, Frage 9).
Lesen und aufbewahren
Eine ZUGFeRD-Rechnung bringt eine lesbare PDF-Ansicht mit. Eine XRechnung enthält keine solche Ansicht; zum Lesen brauchst du einen Viewer. Laut BMF gibt es dafür viele kostenfreie Angebote, außerdem einen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal (BMF-FAQ, Frage 12a).
Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-FAQ, Frage 13).
Redaktionelle Einordnung · Allgemeine Orientierung
- Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten Rechnungen schicken sollen, und teile sie ihnen mit.
- Probiere aus, wie du eine XRechnung öffnest, bevor die erste wichtige Rechnung ankommt.
- Speichere die Originaldatei unverändert ab – nicht nur einen Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF.
Ausstellen: Die Ausnahme für Kleinunternehmer
Rechnungen an andere Unternehmer im Inland sind grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG gilt eine ausdrückliche Ausnahme: Ihre Rechnungen können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a Satz 4 UStDV; BMF-FAQ, Frage 4).
Das heißt konkret:
- Papierrechnung: immer zulässig.
- PDF per E-Mail: zulässig, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung braucht keine besondere Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Rechnungsempfänger PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22 und Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).
- E-Rechnung: freiwillig möglich. An andere inländische Unternehmer darfst du sie unter den übrigen Voraussetzungen ohne deren Zustimmung schicken, an Privatkunden nur mit Zustimmung (Abschnitt 14.7a Abs. 3 und 14.1 Abs. 6 UStAE).
Unabhängig vom Format braucht deine Rechnung die Angaben nach § 34a UStDV, darunter den Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV; BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).
Hinweis zum Rechtsstand
Das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 sah für eine freiwillige E-Rechnung von Kleinunternehmern noch die Zustimmung des Empfängers vor. Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 wurde diese Stelle neu gefasst: Seitdem ist die E-Rechnung unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung möglich (BMF-Schreiben vom 18.03.2025; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE).
Weitere Ausnahmen, die für alle gelten
- Kleinbeträge: Im Anwendungsbereich des § 33 UStDV dürfen Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro als sonstige Rechnung ausgestellt werden; die dort genannten Ausnahmen bleiben unberührt (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise: gelten ebenfalls immer als sonstige Rechnung zulässig (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): Die umsatzsteuerliche Pflicht zur E-Rechnung greift bei B2C regelmäßig nicht; ob überhaupt eine Rechnung auszustellen ist, hängt vom Sachverhalt und weiteren Vorschriften ab (BMF-FAQ, Frage 4).
- Öffentliche Auftraggeber: Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Vorschriften, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Dieser Ratgeber behandelt sie nicht (BMF-FAQ, Frage 4a).
Redaktionelle Einordnung · Allgemeine Orientierung
- Solange du Kleinunternehmer bist, kannst du – vorbehaltlich besonderer B2G- oder sonstiger Sondervorgaben – bei Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben. Beim PDF genügt das Einvernehmen mit dem Rechnungsempfänger.
- Eine freiwillige E-Rechnung kann sinnvoll sein, wenn deine Geschäftskunden sie ohnehin verarbeiten. Nötig ist sie nicht.
- Prüfe deine Rechnungsvorlage: Steht der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung darauf?
Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).
Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet (BMF-FAQ, Frage 4). Dann gelten dieselben Übergangsfristen wie für alle anderen Unternehmen:
| Umsatz ausgeführt | Sonstige Rechnung statt E-Rechnung möglich | Beleg |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Für alle Rechnungsaussteller, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird: auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027 | Nur, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat; Rechnung bis 31. Dezember 2027. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 2027, per EDI | Bestehende EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers, bis 31. Dezember 2027. | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| Danach | Keine Übergangsregel mehr: Zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann tatsächlich verpflichtend. Die Ausnahmen für Kleinbeträge und Fahrausweise bleiben bestehen. | BMF-FAQ, Frage 11; § 33 und § 34 UStDV |
Redaktionelle Einordnung · Allgemeine Orientierung
Wächst dein Umsatz auf die Grenzen zu, plane den Umstieg auf E-Rechnungen früh ein – nicht erst mit dem Wechsel. Ob und ab wann der Wechsel dich betrifft, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Welche Formate zählen?
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder in einem zwischen beiden Seiten vereinbarten Format vorliegen, aus dem sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG).
- XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Voraussetzungen – bei ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7).
- Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil. Ein bloßer Verweis auf einen unstrukturierten Anhang genügt nicht (BMF-FAQ, Frage 7a).
- Validierung: Sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, wird vom BMF aber empfohlen (BMF-FAQ, Frage 7).
Muss ich dafür Software kaufen?
- Empfangen: Ein E-Mail-Postfach genügt (BMF-FAQ, Frage 8).
- Lesen: Es gibt kostenfreie Viewer und den Viewer der Finanzverwaltung (BMF-FAQ, Frage 12a).
- Ausstellen: Als Kleinunternehmer bist du umsatzsteuerlich zur E-Rechnung nicht verpflichtet (§ 34a Satz 4 UStDV).
Für eine XRechnung kannst du zusätzlich den Werbehinweis: Affiliate-Link. Kommt darüber ein Abschluss zustande, kann Betriebssinn eine Provision erhalten; für dich entstehen keine Mehrkosten. Die redaktionelle Einordnung bleibt davon unabhängig.
kostenlosen sevdesk-Viewer zum Prüfen und Anzeigen (Affiliate-Link, Werbung) nutzen. Das Awin-Angebot ist laut Angebotsansicht bis 31.12.2026 aktiv (geprüft am 09.10.2026); die Angabe ist kein eigener Produkttest.
Redaktionelle Einordnung · Allgemeine Orientierung
Nur wegen der E-Rechnung musst du als Kleinunternehmer also keine Software kaufen. Eine Buchhaltungssoftware kann trotzdem sinnvoll sein – etwa wenn du viele Rechnungen schreibst, Belege automatisch zuordnen willst oder absehbar zur Regelbesteuerung wechselst. Achte dann darauf, dass sie E-Rechnungen empfangen, anzeigen, im Original archivieren und bei Bedarf in einem zulässigen Format erzeugen kann.
Wenn du freiwillig eine E-Rechnung erstellen möchtest, bietet sevdesk laut Awin-Angebot einen kostenlosen Generator für XRechnung oder ZUGFeRD ohne Registrierung; das Angebot ist bis 09.12.2026 gelistet (Stand 09.10.2026): Werbehinweis: Affiliate-Link. Kommt darüber ein Abschluss zustande, kann Betriebssinn eine Provision erhalten; für dich entstehen keine Mehrkosten. Die redaktionelle Einordnung bleibt davon unabhängig.
E-Rechnung kostenlos erstellen (Affiliate-Link, Werbung). Eine Pflicht zur Nutzung dieses Werkzeugs folgt daraus nicht.
Ob und welche Software zu dir passt, klärt die Auswahlhilfe für Buchhaltungssoftware.
Checkliste: Was du jetzt vorbereiten solltest
Redaktionelle Einordnung · Allgemeine Orientierung
- Empfang klären: eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Lesen testen: eine XRechnung mit einem Viewer öffnen, zum Beispiel dem der Finanzverwaltung.
- Ablage einrichten: Originaldateien unverändert und für die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren auffindbar speichern.
- Vorlage prüfen: Enthält deine Rechnung die Angaben nach § 34a UStDV, einschließlich des Hinweises auf die Kleinunternehmerregelung?
- PDF-Versand absichern: mit Geschäftskunden klären, dass PDF-Rechnungen in Ordnung sind. Das geht formlos, etwa über eine Rahmenvereinbarung oder die AGB.
- Umsatz beobachten: Nähert er sich den Grenzen der Kleinunternehmerregelung, frühzeitig mit der Steuerberatung über den Wechsel und die E-Rechnung sprechen.
Quellen und Rechtsstand
Belegte Aussagen im Text verweisen auf diese Quellen. Redaktionelle Einordnungen sind als solche gekennzeichnet und keine Steuerberatung.
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-RechnungBelegt hier: PDF als sonstige Rechnung (Frage 2) · Ausnahmen, Kleinunternehmer, Wechsel zur Regelbesteuerung (Frage 4, 4a) · Formate und Validierung (Frage 7, 7a) · Übermittlung und E-Mail-Postfach (Frage 8, 9) · Übergangsregelungen (Frage 11) · Empfang auch für Kleinunternehmer (Frage 12) · Viewer und Aufbewahrung (Frage 12a, 13)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)Belegt hier: Kleinbeträge, Kleinunternehmer und Fahrausweise immer als sonstige Rechnung; E-Rechnung ohne Zustimmung (Rn. 22) · Empfang auch bei Kleinunternehmern, kein gesondertes Postfach, kein Anspruch auf sonstige Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE) · Zustimmung formlos und stillschweigend möglich (Abschnitt 14.1 Abs. 6 und 7 UStAE) · Neufassung Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE
- BMF-Schreiben vom 18. März 2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer (GZ III C 3 - S 7360/00027/044/105)Belegt hier: Vereinfachte Rechnung mit Hinweis auf die Steuerbefreiung (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE)
- § 14 UStG – Ausstellung von RechnungenBelegt hier: Definition E-Rechnung und sonstige Rechnung, Zustimmung, Formate (Abs. 1) · E-Rechnung bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (Abs. 2)
- § 27 Abs. 38 UStG – ÜbergangsregelungenBelegt hier: Fristen 31.12.2026 und 31.12.2027, 800.000-Euro-Grenze, EDI
- § 19 UStG – Besteuerung der KleinunternehmerBelegt hier: Umsatzgrenzen 25.000 Euro und 100.000 Euro (Abs. 1)
- § 14b UStG – Aufbewahrung von RechnungenBelegt hier: Aufbewahrung von Rechnungen, acht Jahre (Abs. 1)
- § 34a UStDV – Rechnungen von KleinunternehmernBelegt hier: Pflichtangaben und Hinweis auf die Steuerbefreiung (Satz 1) · Immer als sonstige Rechnung zulässig (Satz 4)
- § 33 UStDV – Rechnungen über KleinbeträgeBelegt hier: Gesamtbetrag bis 250 Euro als sonstige Rechnung zulässig, im Anwendungsbereich der Vorschrift; die dort genannten Ausnahmen bleiben unberührt
- § 34 UStDV – Fahrausweise als RechnungenBelegt hier: Fahrausweise immer als sonstige Rechnung zulässig (Abs. 1)